Le métier d’expert-comptable n’est pas une occupation réglementée en Espagne. En conséquence, les profils, les compétences et les pratiques sont très disparates et différentes de la France. Tout le monde peut ouvrir son cupboard et s’installer en tant qu’expert-comptable en Espagne ! Souvent leurs missions se limitent aux déclarations fiscales obligatoires, sans pilotage ni gestion financière de l’activité. Une fois votre société créée en Espagne, assurez-vous que votre cupboard comptable prendra le temps nécessaire pour vous présenter les spécificités fiscales propres à l’Espagne. Les besoins d’une société française imposent de choisir un expert-comptable expérimenté sur les questions internationales et les pratiques des groupes internationaux (notamment les prix de transfert, les administration charges, un reporting mensuel et les cut-off).
Guidelines des 10 questions à poser à votre futur expert-comptable en Espagne
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- Travaillez-vous avec des filiales de sociétés françaises ?
- Pouvez-vous vous adapter aux exigences d’un groupe étranger en matière d’opérations transfrontalières (avec les notions de rapatriement de dividendes, prix de transfert, conventions de administration charges et de trésorerie entre la société mère et sa filiale, and so forth.) ?
- Maîtrisez-vous les déclarations et formalités internationales, telles que le traitement des DEB et DES ainsi que les déclarations de non-résidents ?
- Utilisez-vous un portail shopper en ligne, accessible en temps réel ?
- Quelle est votre méthode de tenue comptable ?
- Remark gérez-vous le cut-off, les régularisations, les produits constatés d’avance ?
- Produisez-vous une comptabilité mensuelle et sous quel format ?
- Avez-vous déjà géré des contrôles fiscaux ?
- Maîtrisez-vous la documentation de prix de transfert ?
- Quel est votre mode de facturation ? Quelles prestations sont facturées en supplément ?
L’expert-comptable dispose-t-il d’une clientèle internationale ?
Au-delà de l’expérience des problématiques transnationales, votre expert-comptable en Espagne doit pouvoir échanger facilement avec ses homologues français. Vérifiez la langue de communication envisageable (français, anglais ou espagnol ?) ainsi que le format des éléments comptables transmis.
Pratiquer la comptabilité sur les mêmes fondements est un facteur de acquire de temps et d’efficacité. En complément, pouvoir échanger dans une langue maîtrisée par les deux events est un plus.
Maîtrise des opérations transfrontalières
Il est opportun d’interroger votre expert-comptable en Espagne sur son experience en matière d’opérations transfrontalières et internationales. En effet, vous devrez respecter l’accord fiscal entre la France et l’Espagne. Sera-t-il à l’aise sur les sujets de rapatriement de dividendes ou les déclarations de non-résidents?
Est-il également parfaitement à l’aise avec les déclarations et formalités internationales. A-t-il l’habitude de traiter les DEB (déclarations d’échanges de biens), les DES (déclarations européennes de companies), ou les opérations intra-groupe?
Maîtrise des prix de transfert
En outre, l’expert-comptable aguerri aux pratiques internationales est sensibilisé aux prix de transfert, aux conventions de administration charges et de trésorerie entre la société mère et sa filiale.
Voici quelques questions importantes pour vérifier son expérience des prix de transfert :
- A-t-il déjà préparé des dossiers de prix de transfert (description des transactions intra-groupe, analyse fonctionnelle et comparable, méthode de valorisation retenue par l’OCDE, justification du principe de pleine concurrence) ?
- Maîtrise-t-il les méthodes de valorisation retenues par l’OCDE ?
- A-t-il l’habitude des contrôles fiscaux sur ce sujet ?
Maîtrise des administration charges
Les administration charges sont une supply fréquente de redressements fiscaux. L’Union européenne a mis en place des pratiques et, en général, un taux de 3 à 7 % est acceptable selon les companies mère-fille.
Il est donc essentiel d’interroger votre futur expert-comptable précisément sur ce sujet :
- Remark documente-t-il les administration charges pour ses shoppers ?
- A-t-il déjà subi des contrôles sur ce sujet ?
- Quelle méthodologie recommande-t-il ?
- Prépare-t-il les contrats de prestation ?
Pour toutes ces raisons, vous avez tout intérêt à opter pour un expert-comptable qui bénéficie déjà d’une giant clientèle internationale.
L’expert-comptable en Espagne assure-t-il un pilotage mensuel ?
Comme nous le disions en introduction, l’expert-comptable espagnol limite souvent sa mission aux seules déclarations fiscales, trimestrielles ou annuelles, aux déclarations de TVA et aux déclarations d’impôt sur les sociétés. Son rôle est donc moins necessary que celui de ses homologues étrangers.
Avant de vous engager avec un expert-comptable, vous vérifierez s’il guarantee bien un pilotage mensuel de l’activité, en proposant une comptabilité mensuelle. Cette dernière devra tenir compte des expenses et produits constatés d’avance.
En pratique, il n’est pas inhabituel qu’un expert-comptable espagnol enregistre toutes les factures en fin d’année (factures de loyer, de téléphonie, leasing, and so forth.), avant de réaliser la clôture de l’exercice. Cela ne répond pas aux besoins des sociétés françaises, qui souhaitent une comptabilité mensuelle la plus ajustée à la réalité. Leur objectif est de connaître la rentabilité de la filiale, anticiper les besoins de trésorerie, mesurer les écarts avec le funds, and so forth. N’hésitez pas à demander la fréquence des clôtures comptables partielles et la teneur précise des missions réalisées. Ainsi, il n’est pas sure qu’un expert-comptable espagnol guarantee le lettrage ou la gestion des opérations financières et bancaires.
Des écritures de régularisation comptable s’imposent, notamment pour les expenses constatées d’avance (assurance, loyer, abonnement pluriannuel, and so forth.) et pour les expenses à payer (factures non parvenues, provisions pour expenses, and so forth.). Cela impacte la consolidation du groupe, qui a besoin de résultats mensuels fiables et de cohérence au niveau des pratiques de chaque filiale.
Pour satisfaire ces exigences, veillez à inclure dans le contrat de companies avec votre expert-comptable espagnol :
- une obligation de comptabilité mensuelle ;
- une clôture comptable au plus tard à J+5 du mois suivant ;
- un cut-off systématique le dernier jour de l’exercice comptable ;
- des régularisations effectuées (factures non parvenues, expenses constatées d’avance) ;
- un calcul proportionnel pour les factures à cheval sur 2 exercices.
L’expert-comptable en Espagne remplit-il une mission de conseil ?
En France, un expert-comptable fait bien plus que vérifier la comptabilité. Il conseille les dirigeants sur les possibilités d’optimisation de la gestion et du résultat, au niveau comptable et fiscal.
En fournissant une imaginative and prescient régulière de l’activité, il relève quasiment en temps réel les signaux faibles d’une baisse de rentabilité ou d’une dérive des dépenses. Il fournit ainsi aux dirigeants les éléments indispensables pour prendre les bonnes décisions au bon second.
De plus, un expert-comptable peut également participer à l’élaboration de tableaux de bord de l’activité, avec les bons KPIs (Key efficiency indicators). Dans ce domaine également les opérations transnationales peuvent rendre indispensables des ajustements sur les indicateurs à suivre.
Digitalisation de l’activité comptable ?
Autre query primordiale avant de sélectionner l’expert-comptable idéal pour votre filiale espagnole : la digitalisation des opérations comptables. En France, les entreprises ont recours à une ou plusieurs options digitales pour gérer leur comptabilité, leurs notes de frais, les congés des salariés, and so forth. La transformation digitale des entreprises en France se réalise depuis plusieurs années avec des outils simples et évolutifs.
Ces outils en SaaS (software-as-a-service) sont nettement moins développés en Espagne, à l’heure actuelle. L’idéal est de prévoir dès la création de sa filiale espagnole des modalités de fonctionnement et de gestion optimales. Ce sera notamment le cas si les différentes options comptables dans chaque pays sont a minima compatibles entre elles. Une interopérabilité évite les doubles saisies avec les risques d’erreur que cela induit.
Pour vérifier ces factors, posez quelques questions à votre futur expert-comptable en Espagne :
- Quel est le logiciel comptable principal du cupboard ?
- Peut-il exporter les données au format FEC ou équivalent souhaitable ?
- A-t-il déjà intégré des données dans des systèmes français ?
- Suggest-t-il un accès en ligne pour consulter les données comptables en temps réel ?
Quelles missions pour un expert-comptable espagnol ?
Nous l’avons déjà dit mais vous devez vous familiariser avec les missions habituelles d’un expert-comptable espagnol tant elles diffèrent de celles de son homologue français.
En Espagne, la fiscalité constitue le coeur de la mission d’experience :
- Déclarations de TVA trimestrielles
- Déclaration annuelle d’impôt sur les sociétés
- États financiers annuels
L’absence d’enregistrement de factures chaque mois, l’absence de cutt-off systématique, l’absence de suivi des encours shoppers / fournisseurs en cours d’année posent des problèmes aux sociétés françaises. Remark piloter l’activité de sa filiale en l’absence de reporting régulier ? Le risque est alors de détecter tardivement les problèmes financiers ou les soucis de gestion.
Autre particularité espagnole : la construction des cupboards d’experience comptable. Outre les BIG 4 et grands cupboards, vous trouverez des petits cupboards dotés d’une à cinq personnes. Or, aucune de ces options n’est adaptée à la filiale espagnole d’une entreprise française, PME ou ETI. Il n’existe quasiment pas de construction intermédiaire.
Quel contrat signer avec un expert-comptable pour piloter votre filiale espagnole ?
En Espagne, vous signez plutôt un contrat de prestations de companies détaillé (Contrato de Servicios Profesionales), qu’une lettre de mission.
Il est necessary de prévoir quelques factors clés dans ce contrat, notamment le détail des missions confiées. Les missions de base se limitent aux obligations fiscales et aux opérations nécessaires. Mais vous ferez bien d’étendre la mission aux factors détaillés tout au lengthy de cet article.
Les obligations de chaque partie concernent le respect des délais, l’engagement de fournir les éléments en temps voulu, la qualité et l’exactitude des travaux remis, and so forth. Précisez un calendrier approximatif pour réaliser chaque mission.
Les honoraires peuvent être constitués d’un forfait mensuel, d’honoraires au temps passé ou d’un combine des deux. Consideration à bien préciser le coût des prestations facturées en supplément.
Puis viennent les clauses habituelles de durée du contrat (en général, un an renouvelable), les modalités de résiliation, les conséquences de la fin de mission (restitution des paperwork originaux, copie complète du file comptable), la responsabilité du cupboard en cas d’erreurs, d’omissions ou de retard (avec les pénalités relevant ou les limites de responsabilité), l’assurance RC Professional, la confidentialité, and so forth.
3 erreurs à éviter dans le choix d’un expert-comptable en Espagne
Choisir le cupboard le moins cher
L’experience comptable n’étant pas une occupation réglementée, les tarifs sont très variables. Avant de vous engager avec un petit cupboard peu onéreux, comparez le rapport qualité / prix sur la base d’un cahier des expenses précis reprenant tous vos besoins.
En complément, évaluez le coût (temps perdu) à ressaisir des données ou à récupérer des éléments manquants, y compris auprès de votre maison mère en France.
Ne pas prévoir de délais de reporting
En l’absence d’engagement sur les délais, votre expert-comptable espagnol peut avoir tendance à vite reprendre ses habitudes de gestion annuelle et vous devrez le relancer fréquemment pour obtenir un reporting mensuel.
Ne pas privilégier un expert-comptable espagnol habitué aux groupes internationaux
Vous créez une easy filiale et pensez tout piloter depuis la France. Entre les problèmes de communication et l’absence de maîtrise des sujets liés aux groupes de sociétés, vous perdez beaucoup de temps et prenez le risque d’un redressement fiscal, en particulier sur les prix de transfert mal documentés.
Conclusion
Même si la France et l’Espagne sont deux pays proches culturellement, il n’en reste pas moins que l’approche et les méthodes de travail des cupboards comptables sont sensiblement différentes dans ces deux pays. À cela s’ajoutent des attentes du fisc espagnol très différentes de celles du fisc français. Au second de choisir votre expert-comptable en Espagne, assurez-vous que ce dernier à l’habitude de travailler pour des shoppers français. Il est également nécessaire de vérifier qu’il aura la capacité de s’adapter à vos besoins de pilotage.
L’équipe de Pramex Worldwide, basée à Madrid, a l’habitude d’évoluer dans un environnement franco-espagnol. Notre service « gestion de filiale » permet de répondre aux requêtes des instructions financières françaises en termes de tenue de comptabilité, fréquence des reporting, mise en place de politiques RH et conseil opérationnel. Notre however est de vous faire gagner du temps et de vous apporter une meilleure compréhension des sujets en Espagne.
Notes : Le présent article concerne des informations d’ordre général, qui ne constituent pas un conseil. Nous vous invitons à nous consulter pour de plus amples précisions.
